Vous envisagez de prononcer une sanction disciplinaire à l’encontre d’un salarié ? Voici les étapes à respecter afin de sécuriser votre procédure.
Sanctions possibles
Les sanctions possibles sont celles qui figurent, le cas échéant, dans votre règlement intérieur. Bien que la rédaction d’un règlement intérieur ne soit obligatoire que pour les entreprises employant 50 salariés et plus 1, celles de moins de 50 salariés ont tout intérêt à en mettre un en place.
Dans le modèle FFB figurent l’avertissement, la mise à pied disciplinaire dans la limite de trois jours, la mutation ou la rétrogradation disciplinaire. En pratique, les sanctions les plus courantes sont l’avertissement et la mise à pied disciplinaire.
La mutation et la rétrogradation disciplinaire sont plus délicates à mettre en oeuvre, car elles peuvent impacter le contrat de travail et donc nécessiter l’accord du salarié. En cas de refus, l’employeur peut néanmoins prononcer une autre sanction.
La procédure susceptible d’aboutir à un licenciement disciplinaire comporte des différences exposées plus loin.
La procédure devra être engagée dans les deux mois suivant la connaissance des faits fautifs 2.
Étapes
1. Convocation à l’entretien préalable
Cette convocation 3 doit mentionner :
- l’objet de l’entretien : une éventuelle sanction disciplinaire ;
- la date, l’heure, le lieu de l’entretien ;
- la possibilité d’assistance par un autre salarié de l’entreprise.
Le courrier n’a pas besoin d’exposer les faits reprochés. Il peut être adressé en recommandé avec accusé de réception (voire en recommandé électronique).
Cette convocation peut aussi être remise en main propre contre signature (dans ce cas, remettre au salarié une copie et lui faire signer un autre exemplaire avec la mention « Remis en main propre le … »).
La procédure devra être engagée dans les deux mois suivant la connaissance des faits fautifs.
Particularités de la procédure de licenciement disciplinaire
La procédure de licenciement pour motif disciplinaire présente certaines particularités :
- la convocation doit préciser que la sanction envisagée peut aller jusqu’au licenciement ou que le licenciement est envisagé ;
- la possibilité d’assistance est renforcée : à défaut de représentant du personnel, la personne concernée peut se faire assister par un conseiller extérieur à l’entreprise. De plus, les modalités de consultation de la liste des conseillers du salarié doivent figurer dans la convocation 4 ;
- le délai entre la présentation de la convocation et la date fixée pour l’entretien doit être d’au minimum de cinq jours ouvrables pleins 5 ;
- en cas de licenciement, la notification doit être faite par LRAR 6.
2. Entretien
L’entretien doit avoir lieu dans un délai permettant au salarié de le préparer, ainsi que son éventuelle assistance. À ce titre, il semble opportun de respecter un délai d’au moins trois ou quatre jours entre l’information (moment où le salarié prend connaissance de la convocation) et la tenue de l’entretien.
Lors de cet entretien, vous évoquerez avec le salarié les faits fautifs (qui n’ont pas déjà été sanctionnés) et recueillerez ses explications. Vous n’avez pas l’obligation de lui communiquer les éventuels éléments de preuve en votre possession.
Attention à ne pas informer le salarié de la sanction à venir : l’employeur n’est pas censé avoir arrêté sa décision à ce stade, le délai de réflexion avant la notification de la sanction ayant pour but de lui permettre de réfléchir à la sanction la plus appropriée.
3. Notification de la sanction
La notification peut intervenir deux jours ouvrables pleins (si l’entretien a lieu un mardi, elle ne pourra pas intervenir avant le vendredi), et jusqu’à un mois après le jour fixé pour l’entretien 3, mais il est bien sûr conseillé de ne pas attendre aussi longtemps.
Cette notification reprendra précisément les griefs évoqués lors de l’entretien, indiquera la sanction retenue et, le cas échéant, ses modalités.
La sanction devra être proportionnée aux faits fautifs.
Elle pourra être transmise en main propre contre décharge ou être envoyée par lettre recommandé avec accusé de réception (LRAR).
L’avertissement, sanction la plus légère
L’avertissement, ou blâme, est la sanction disciplinaire la plus légère : elle n’a pas d’impact sur la présence du salarié dans l’entreprise.
Comme elle n’exige pas la tenue d’un entretien préalable 7, elle peut être directement notifiée au salarié dans les deux mois qui suivent la connaissance des faits fautifs.
En pratique, dans la lettre d’avertissement, les faits fautifs sont indiqués de façon précise et le salarié est mis en demeure de ne pas reproduire ce comportement. Un conseil : avant de recourir à un avertissement, il est possible de recevoir le salarié dans un entretien de « recadrage » informel, et/ou de lui adresser une simple lettre d’observation.
Dans la plupart des cas, l’envoi d’un avertissement est fortement conseillé avant d’appliquer, en cas de nouveaux faits fautifs, une sanction plus sévère (licenciement, notamment).
- 1 Art. L. 1311-2 du Code du travail (CT).
- 2 Art. L. 1332-4 CT.
- 3 Art. L. 1332-2 CT.
- 4 Art. L. 1232-4 CT.
- 5 Art. L. 1232-2 CT.
- 6 Art. L. 1232-6 CT.
- 7 Art. L. 1332-2 CT.